Factura electrónica entre empresas: cuándo es obligatoria
La frase que más se repite estos meses —«la factura electrónica ya es obligatoria en 2026»— es falsa. A 4 de agosto de 2026 ninguna empresa española está obligada a emitir facturas electrónicas a otras empresas, y el plazo para estarlo todavía no ha empezado a contar.
Lo que sí ha pasado es que el reglamento existe, está en vigor, y define con detalle un sistema que va a cambiar la operativa de cualquier empresa que emita o reciba facturas. Y la parte que más trabajo va a dar no es emitir la factura: es tener que informar, en cuatro días sin contar fines de semana ni festivos nacionales, de cuándo has pagado cada una de las que recibes.
Esto último apenas aparece en los artículos que están posicionando ahora mismo. Va aquí con el artículo del BOE al lado.
Nadie está obligado todavía, y ese es el dato que casi nadie da
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor a los veinte días, el 20 de abril. Pero entrar en vigor y ser exigible no son lo mismo.
Su aplicación efectiva queda diferida y se cuenta desde la entrada en vigor de una orden ministerial que todavía tiene que aprobarse. Desde esa fecha:
| Quién | Plazo desde la orden ministerial |
|---|---|
| Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año natural anterior | 12 meses |
| El resto de empresarios y profesionales | 24 meses |
El volumen de operaciones se calcula conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992 del IVA, no por facturación contable ni por número de empleados.
¿Y dónde está esa orden? El proyecto se publicó el 17 de abril de 2026 y estuvo en audiencia pública hasta el 8 de mayo. Su disposición final única prevé la entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Si esa fecha se mantiene al aprobarse, el calendario real quedaría así:
| Quién | Fecha probable |
|---|---|
| Más de 8 millones de euros | 1 de octubre de 2027 |
| El resto | 1 de octubre de 2028 |
Subrayo probable: a fecha de hoy esa orden no consta publicada en el BOE, sigue siendo un proyecto, y las fechas de un proyecto se mueven. Este mismo calendario ya se ha desplazado varias veces. Cualquier página que te dé octubre de 2027 como un hecho consumado te está vendiendo una previsión como si fuera derecho vigente.
Lo que sí es firme es la estructura: 12 y 24 meses, y el reloj lo arranca la orden.
Esto no es Verifactu
Son dos normas distintas que la gente mezcla constantemente, y confundirlas lleva a comprar el software equivocado.
| Verifactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo debe comportarse tu software al emitir facturas (registros encadenados, inalterabilidad) | En qué formato y por qué canal viaja la factura entre empresas |
| A quién afecta | A quien emite facturas con un sistema informático | A quien factura a otro empresario o profesional establecido en España |
| Norma | Reglamento de sistemas informáticos de facturación | RD 238/2026 y Ley 18/2022 |
Puedes estar sujeto a las dos, y la mayoría de las pymes lo estarán. Si el que te interesa ahora es el primero, lo tratamos por separado en la guía de Verifactu para tiendas online.
A quién aplica y qué queda fuera
El artículo 3 lo delimita: están obligados quienes ya deben expedir factura conforme al Reglamento de facturación (RD 1619/2012), cuando el destinatario sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o su domicilio o residencia habitual, y la operación vaya dirigida a esa sede o establecimiento.
Traducido: factura a un cliente empresa en España, aplica. Factura a un particular, no. Factura a una empresa alemana sin establecimiento en España, no.
La excepción principal está en el artículo 4.1: quedan fuera las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas —el antiguo ticket—, salvo que sean facturas simplificadas cualificadas. El artículo 4.2 permite además al Ministerio de Economía excluir sectores concretos por orden ministerial, con carácter general temporal.
Cuatro formatos, y el PDF no es ninguno de ellos
El artículo 7 exige que la factura sea un mensaje informático estructurado ajustado al modelo semántico EN16931 del Comité Europeo de Normalización, en una de estas cuatro sintaxis:
- CII
- UBL, con las adaptaciones necesarias para la facturación entre empresarios
- Mensaje EDIFACT de factura
- Mensaje Facturae
Conviene detenerse aquí porque es el malentendido más caro. Un PDF, por mucho que lleve firma electrónica y lo hayas enviado por correo, no es una factura electrónica a efectos de esta norma. Si tu programa de facturación «exporta a PDF» y ahí acaba su capacidad, no cumple.
Hay una excepción transitoria que va en sentido contrario y sorprende a mucha gente: la disposición transitoria segunda obliga a las empresas de más de ocho millones de euros a acompañar sus facturas electrónicas con un PDF legible durante los doce meses siguientes a que la norma les resulte aplicable, para que sus clientes puedan leerlas. Ese PDF no se envía a la solución pública.
La parte que de verdad cambia tu operativa: los estados de la factura
Aquí está el trabajo real, y es la parte que casi ningún artículo desarrolla.
El artículo 10 obliga a los destinatarios de las facturas —es decir, a ti cuando compras— a informar al emisor de dos estados:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura, y la fecha en que se produce.
- Pago efectivo completo de la factura, y su fecha efectiva de pago.
Opcionalmente se puede informar de la aceptación o rechazo parcial, del pago parcial con su importe, y de la cesión de la factura a un tercero para su cobro, identificando al cesionario. Informar de estos no altera el cálculo del plazo de pago.
Y el plazo, que es lo que duele: la información debe remitirse en un máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce el estado que se informa.
Piensa en lo que eso significa en una empresa normal. Cada vez que pagas una factura, alguien tiene cuatro días —descontando fines de semana y festivos nacionales, pero no los autonómicos ni los locales— para que el sistema comunique esa fecha de pago. No cuando cuadres el banco a fin de mes. No cuando lo vea la gestoría en el trimestre. Cuatro días.
Y no es un requisito decorativo. La AEAT dará acceso a la información sobre plazos de pago al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y al Ministerio de Industria y Turismo, y el plazo de pago de cada factura se determinará conforme al artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Dicho claro: el sistema existe, entre otras cosas, para medir si pagas tarde a tus proveedores, con nombre y fecha.
El punto de fricción práctico casi nunca es técnico. Es que la persona que recibe la factura y la persona que sabe qué día salió el dinero suelen ser distintas. Ese traspaso es lo que se va a romper.
Plataforma privada, solución pública, o las dos
El sistema español se compone de las plataformas privadas de intercambio que cumplan los requisitos del reglamento y de la solución pública de facturación electrónica, gestionada por la AEAT, que además hace de repositorio. Puedes usar una, otra o una combinación.
Cuatro reglas prácticas que conviene tener claras:
- Si no haces nada, estás en la solución pública. El artículo 6.1 dice que cuando no hayas acordado expresamente con tus proveedores recibir las facturas por una plataforma privada, se entiende que optas por la solución pública, sin que tengas que manifestarlo. Es una opción legítima; lo que no conviene es descubrirla en lugar de decidirla.
- Si emites fuera de la solución pública, igualmente le mandas una copia. El artículo 6.2 obliga a las plataformas y sistemas que no usen la solución pública a remitirle, simultáneamente a la emisión, una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL. Es decir: aunque uses un proveedor privado, Hacienda recibe copia de todo.
- Tienes que publicar tu punto de entrada. Quien reciba facturas por plataforma privada debe hacer público su punto de entrada en todas sus comunicaciones con otras empresas y, si tiene web, en ella. Si no lo publicas, tu punto de entrada es la solución pública.
- La solución pública es gratuita. La AEAT desarrollará una aplicación o formulario gratuito para emitir, informar estados y consultar. Y deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva, para que se pueda probar.
Para una pyme que emite pocas facturas, la solución pública gratuita será suficiente. Para quien factura en volumen o ya tiene un ERP, la conversación es de integración, no de compra de software.
Qué hacer ahora, sin gastar dinero todavía
- Sitúate en el calendario. Mira tu volumen de operaciones del año natural anterior conforme al artículo 121 de la Ley del IVA. Por encima de ocho millones vas en el grupo de 12 meses; por debajo, en el de 24. Es la única variable que decide tu fecha.
- Haz dos preguntas por escrito a tu proveedor de software. Primera: ¿en cuál de las cuatro sintaxis emitirá? Segunda: ¿cómo va a comunicar los estados de factura dentro del plazo de cuatro días naturales, excluidos fines de semana y festivos nacionales? Si la respuesta a la segunda es vaga, ahí está tu riesgo.
- Decide tu punto de entrada en lugar de heredarlo por defecto.
- Localiza quién sabe la fecha de pago. Si esa información vive en la cabeza de una persona o en un extracto que se revisa cada tres semanas, el problema no es el software.
- Vigila el BOE. La orden ministerial es la que arranca el reloj. Hasta que se publique, cualquier fecha concreta es una previsión.
No hace falta comprar nada este año. Hace falta saber en qué grupo estás y si tu sistema actual llega.
Dónde encajamos nosotros
En Dynasty DX no somos asesores fiscales y no vamos a decirte cómo tributar. Lo que hacemos es la parte técnica: conectar el sistema que ya usas con el que tendrá que emitir y recibir en formato estructurado, y montar el flujo que comunica los estados sin depender de que alguien se acuerde.
Si quieres una revisión de cómo está montado tu circuito de facturación, cuéntanoslo. También puedes ver cómo abordamos los proyectos de aplicaciones web e integraciones.
El paso concreto de esta semana
Abre tu última declaración de IVA y comprueba el volumen de operaciones del año anterior. Con ese número sabrás si tu plazo es de doce o de veinticuatro meses, y ya podrás leer cualquier noticia sobre la orden ministerial sabiendo si te afecta pronto o tarde.
Después, un correo a tu proveedor de facturación con las dos preguntas del punto 2. La respuesta que te den ahora, con año y medio por delante, es mucho más barata que la que te darán con la fecha encima.
Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento fiscal o jurídico. Las fechas, plazos y artículos citados se verificaron contra el BOE y la sede electrónica de la Agencia Tributaria el 4 de agosto de 2026. La orden ministerial que fija el inicio del cómputo no estaba aprobada en esa fecha; reconfirma antes de tomar decisiones.
Fuentes
- BOE — Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (BOE núm. 79, de 31 de marzo de 2026)
- Agencia Tributaria — Facturación electrónica obligatoria, nota de la sede electrónica
- Ministerio de Hacienda — Proyecto de Orden Ministerial de la solución pública de facturación electrónica (texto sometido a audiencia pública el 17 de abril de 2026)
- BOE — Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
